Definir o orçamento disponível para o grande dia e cumpri-lo pode ser uma tarefa desafiadora.

No entanto, e como temos vindo a referir, na Inspired By sabemos que a organização e planificação vão ser os vossos melhores aliados. Não só vão ajudar-vos a seguir à risca tudo o que definiram, como vão diminuir o nível de stress envolvido nos preparativos.

E por isso preparamos algo para vos ajudar. Um documento onde podem, de forma mais simples, organizar o vosso orçamento e distribuí-lo por todos os fornecedores, serviços e gastos que vão surgir para o vosso casamento.

Querem saber como utilizar? Então poderão fazer o download do ficheiro clicando aqui. Depois do download basta acompanharem as instruções de preenchimento nos próximos parágrafos!

Instruções de preenchimento e funcionamento do documento

• Duplicar o ficheiro e guardá-lo num local de fácil acesso

O link que vos deixamos é apenas para visualização do ficheiro. Assim, para iniciarem a edição do vosso próprio documento, devem começar por fazer uma cópia e guardar num local da vossa drive de rápida e fácil consulta. Assim, em qualquer lugar poderão aceder, consultar e editar o que quiserem.

Ficheiro duplicado e guardado. Mãos à obra! 

Instruções de preenchimento e funcionamento do documento

• De que forma devo preencher o ficheiro?

Começamos por algumas indicações importantes.

Se repararem, as células vazias ou a 0,00€ têm duas cores: amarelo e azul (como na legenda).

Todas as células que se encontrem a azul são aquelas que devem preencher.

No entanto, as células que estão a amarelo não devem ser modificadas. Estas já têm as fórmulas para que, de forma automática, se somem os valores que vão inserindo. A alteração destas células a amarelo poderá fazer com que o vosso ficheiro deixe de funcionar correctamente.

• Definir o meu orçamento máximo

No ficheiro, existe um espaço dedicado para indicarem o orçamento máximo que querem gastar. Devem começar então por colocar lá o vosso valor, para que possam continuar o preenchimento dos restantes parâmetros.

• Calcular o meu orçamento previsto 

Numa fase inicial, devem definir o valor máximo que podem e/ou querem gastar por fornecedor. E para isso, no documento poderão já encontrar diversos serviços e fornecedores por onde poderão ter de dividir o vosso orçamento.

Caso estes não se apliquem ao vosso casamento, basta apagar a linha ou substituir por um outro que vos faça mais sentido.

Por isso devem começar por preencher a Coluna C e vão reparar que o vosso orçamento previsto vai sendo gerado automaticamente na tabela “Total Previsto vs Total Real”.

Quando tiverem toda a Coluna C preenchida, poderão então ver na tabela “Total Previsto vs Total Real” o vosso orçamento. Se o total do “Orçamento previsto” estiver acima do orçamento máximo que definiram, então então corrigir os valores inseridos de acordo com as vossas prioridades. Onde podem gastar mais e onde poderão ter de abdicar.

Tendo então definido o orçamento total e o valor por fornecedor/serviço, devem ter este factor em atenção na vossa pesquisa. E saberem que se ultrapassarem o valor que alocaram a algum fornecedor mas o vosso orçamento não pode aumentar, então terão de baixar o vosso valor num outro local ou abdicar desse outro serviço.

• Qual a diferença entre “Orçamento previsto” e “Total Orçamento Real”?

O orçamento previsto é a soma dos valores que vocês indicaram como budget disponível para cada fornecedor.

O Total Orçamento Real corresponde à soma de todos os valores que realmente vão ser pagos por cada fornecedor após a sua contratação.

 

• Já iniciei a minha pesquisa e já contratei alguns fornecedores. Onde posso ir actualizando estes dados?  

As Colunas D e E são dedicadas ao preenchimento de dados após a compra ou contratação de algum serviço/fornecedor.

Assim, na Coluna D devem indicar qual vai ser o valor total que aquele serviço vos vai custar e, na Coluna E, quanto já pagaram por ele.

Vamos dar um exemplo prático:
Já escolhi o meu vestido de noiva. No total, vai custar-me 1750,00€. À data de hoje, paguei uma entrada de 875,00€.

Reparem que, ao preencher a Coluna D e a Coluna E com os vossos dados reais, na Coluna F vai automaticamente surgir o valor que ainda falta pagar desse mesmo serviço caso estejam a pagar em parcelas. Mas, se já tiverem pago todo o valor de uma só vez, então o valor “Por pagar” relativo a esse serviço vai surgir a 0,00€.

À medida que vão atualizando os vossos valores reais, o total do vosso orçamento real também vai sendo actualizado, bem como o valor que já pagaram e o valor que vos falta pagar. Ainda a respeito do exemplo anterior, a vossa tabela iria surgir assim:

• Como saber o valor total relativo à quinta/catering, se este depende do meu número de convidados?  

As quintas/catering estipulam um valor a ser pago de acordo com o número de pessoas.

Por isso, criamos uma tabela dentro deste documento onde devem colocar o número de convidados que têm e o valor a pagar por pessoa.

Nesta mesma tabela, separamos os convidados adultos dos convidados crianças porque, na maior parte dos serviços, as crianças até uma determinada idade pagam um valor diferente e, assim, conseguem colocar todos estes dados.

Para vos explicarmos de melhor forma o preenchimento, vamos recorrer a outro exemplo prático:
A quinta que contratei cobra 95,00€ por cada pessoa adulta e 50% deste valor por cada criança até aos 10 anos. Crianças entre os 0 e os 3 anos não pagam.

Neste momento, tenho um total de 163 convidados: 155 adultos, 3 crianças dos 0 aos 3 anos e 5 crianças do 3 aos 10 anos.

Posteriormente, o valor vai aparecer automaticamente calculado na linha respectiva:

Deixamos ainda um espaço dedicado a outros serviços, fornecedores ou gastos que queiram considerar e que não se encontrem no documento.

Posto isto, devem fazer as vossas pesquisas segundo o vosso orçamento e ir mantendo o ficheiro actualizado para terem a certeza de que estão a cumprir com os valores estipulados. 

Esperamos que este ficheiro vos ajude na gestão do vosso orçamento e planificação do vosso casamento. Qualquer dúvida que tenham que não se encontre aqui esclarecida, não hesitem em contactar-nos. 

Bons preparativos! 🥰