Qual a Noiva que não se revê no cenário de confirmar vezes infinitas os apontamentos com a lista de convidados, a contagem dos adultos, das crianças, a quem já entregou os convites…?

Sim, nós também nos revemos nesse cenário, porque também fomos noivas e já passamos por esse processo. E por sentirmos isso, achamos que é algo que pode ser melhorado e que, dessa forma, vai permitir otimizar toda a organização, o tempo investido nesta tarefa e, na verdade, diminuir a probabilidade de erro. Assim, criamos um template que te poderá ser bastante útil nesta tarefa.

E de que forma este template te vai ajudar? Que tipo de dados vais conseguir controlar?

Se queres saber mais sobre a sua utilização, faz download aqui e segue os passos explicativos que te deixamos abaixo.

Instruções de preenchimento e funcionamento do documento

• Duplicar o ficheiro e guardá-lo num local de fácil acesso

O link que vos deixamos é apenas para visualização do ficheiro. Assim, para iniciarem a edição do vosso próprio documento, devem começar por fazer uma cópia e guardar num local da vossa drive de rápida e fácil consulta. Assim, em qualquer lugar poderão aceder, consultar e editar o que quiserem.

Ficheiro duplicado e guardado. Mãos à obra! 

• Como preencher o documento?

Começamos por algumas indicações importantes.

O documento contém fórmulas que vão permitir que dados sejam geridos automaticamente. Por isso, é importante preenchê-lo de acordo com a seguinte legenda:

Todas as células que se encontram a rosa são aquelas que devem preencher.
As células que se encontram a azul são as de selecção da lista que vai estar disponível, ao clicar.
As células que estão a amarelo não devem ser modificadas. Estas já têm as fórmulas para que, de forma automática, se somem os valores que vão inserindo. A alteração destas células a amarelo poderá fazer com que o vosso ficheiro deixe de funcionar correctamente.

A introdução de dados deverá ser feita de forma numérica nas células relativas a números. Ou seja, por exemplo na coluna C – “Número de Convidados”, se o valor for 4, devem escrever o algarismo e nunca por extenso. O mesmo acontece nas colunas J, K, L, M, N, O.

• O documento está organizado por duas folhas

O documento tem duas folhas: “Registo de Convidados” e “Contagem”.
Em ambas as folhas, existe um contador de dias até ao vosso casamento. Basta que coloquem a data do vosso casamento no espaço reservado para o efeito e poderão saber a quantos dias estão do vosso grande dia.

Na folha “Registo de Convidados”, será onde vão colocar os vossos convidados e respectivos dados. Na folha “Contagem” poderão consultar automaticamente uma série de valores que vos vão ser úteis futuramente. Estes valores vão surgindo à medida que vão preenchendo o registo de convidados, pelo que na contagem não terão de colocar qualquer tipo de informação.

• Que tipo de registos posso fazer no documento?

O documento foi pensado para que seja possível registar uma série de dados associados aos convidados, que vão necessitar mais cedo ou mais tarde.

• 1. Organização de entrega de convites

Como sabem, não é entregue 1 convite por cada convidado individual, mas sim por família/grupo de pessoas que convidamos em conjunto (claro que se for um convidado único, aí será um convite único).
Por isso, o espaço para preenchimento com o título “Família/Grupo” serve para vos orientar neste sentido.
A título de exemplo, quero convidar toda a família do tio António. Como podem ver, vou preencher o nome da Família ou Grupo com o nome “principal” (que servirá, futuramente, para ordenar de forma alfabética). De seguida, vou introduzir o nome individual dos convidados que pertencem a esse grupo e quantos convidados são, no total, desse grupo.

Deverão seleccionar na coluna “Relacionamento” a que tipo de relacionamento estão associados. Deixamos disponíveis 6 categorias, das quais devem sempre escolher uma (nunca escrevendo nada que não seja uma das opções a seleccionar).

Nas células posteriores, poderão também anotar em que data foi entregue o convite, e se já responderam ao mesmo seleccionando, na coluna “Deram resposta ao convite?”, uma das opções disponíveis.

Devem ainda preencher desse grupo de convidados quantos são adultos, crianças não pagantes e crianças que pagam x% do menu (a maioria dos espaços/caterings define uma idade para crianças que não pagam, por exemplo dos 0-2 anos, e para crianças que pagam uma parte do menú, por exemplo dos 2-9 anos. A partir dessa idade, pagarão como adultos e por isso devem ser considerados como tal nesta contagem).
Estes números vão ajudar-vos inicialmente, para terem uma estimativa de budget inicial do valor do espaço/catering.

À medida que os convidados vos forem dando a sua resposta, devem anotar nas células seguintes, também de acordo com os parâmetros adultos e crianças.
Caso os convidados respondam que não vão ao casamento, devem então deixar por preencher na respectiva célula, ou preencher com 0. E, com estes valores, vão obter o valor exacto de convidados confirmados, por parâmetro.

No campo das notas, deverão também colocar indicações importantes como o tipo de alimentação e/ou alergias. Estas informações serão importantes para informar o espaço/catering para que possam realizar o serviço da forma mais adequada.

• 2. Conhecer o número de convidados por diferentes parâmetros

Enquanto vão introduzindo os dados dos vossos convidados, na folha “Contagem” poderão consultar os totais que vão sendo gerados automaticamente.

Neste caso, temos aqui os dados resultantes do exemplo de preenchimento que demos anteriormente.

Todos os totais que se encontram aqui são gerados pelo preenchimento da folha “Registo de Convidados”. Como é algo automático, sempre que alterem alguma informação nessa folha, ela será automaticamente actualizada nas Contagens. Por este motivo, é também muito importante que preencham o documento de acordo com as indicações que vos demos, para que nenhuma fórmula falhe.

Posto isto, têm todas as directrizes de preenchimento do documento e é só começarem a utilizar!

Esperamos que este ficheiro vos ajude na gestão dos vossos convidados e de todas as informações associadas. Qualquer dúvida que tenham que não se encontre aqui esclarecida, não hesitem em contactar-nos.

Bons preparativos! 🥰